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Conseils, science, sante et bien-être


Petits conseils pour mieux gérer votre temps de travail... et être plus efficace

Publié par MaRichesse.Com sur 9 Juillet 2016, 16:28pm

Catégories : #TRAVAIL, #ASTUCES, #DEVELOPPEMENT

Petits conseils pour mieux gérer votre temps de travail... et être plus efficace

Il y a des journées qui paraissent plus longues que d’autres. Il y a des journées où le salarié se sent plus efficace que d’autres. Voici quelques conseils pour s’assurer d’être toujours efficace.

La procrastination, le manque de concentration ou, tout simplement, le beau temps qui revient tandis que l'équipe de France approche subtilement de la finale de son Euro 2016... Autant de formes que peut prendre l'ennemi de votre efficacité au travail. Et a fortiori, celui de votre productivité.

Mieux gérer son temps de travail en le segmentant, en définissant des priorités et en étant à l'écoute de ses capacités personnelles : ce sont les conseils qu'Etienne Garbugli, un designer de produits et consultant en marketing originaire de Montréal au Québec, propose. Le SlideShare dans lequel il les expose a été « vu par plus de 14 millions de personnes dans le monde », explique-t-il sur son site Internet. Des conseils dont, dit-il, « il aurait souhaité avoir connaissance lorsqu'il avait 20 ans ».

 
 

Rien ne sert de courir, il faut partir à point

« Le vie est une question de priorité. » A l'instar du slogan du début des années 2000 de la marque de crème glacée Magnum, le premier conseil d'Etienne Garbugli part d'un constat simple : « Il y a toujours du temps » pour faire des choses. Il y en a d'autant plus lorsqu'on se fixe des priorités.

À 

Gérer son temps donc, c'est se fixer des priorités. Au rang desquelles, il recommande notamment de travailler pleinement quatre à cinq heures par jour mais sur des choses vraiment importantes. Mieux vaut se méfier des « to do list », ou alors les faire très rigoureusement car il y a toujours une tâche qui est plus importante que les autres et c'est sur celle-ci qu'il faut se concentrer.

 
 

Etablir la priorité des tâches, définir sa journée en fonction de ses priorités, est le message essentiel de ce document. Il découle sur la nécessité de s'organiser, de découper, de segmenter les tâches. Ainsi, Etienne Garbugli recommande de découper les gros dossiers en plusieurs petites tâches et de commencer par la plus petite possible. Le travail appelle le travail, et « plus d'heures de travail ne signifient pas plus de productivité », estime-t-il.

Il faut se servir des contraintes pour organiser son temps de travail comme le fait de regrouper toutes ses réunions dans un même bloc de temps. Car la période de travail avant une grosse réunion est toujours moins efficace, affirme-t-il. Les rassembler, c'est donc créer un temps de travail assez long, avant ou après celles-ci, pour être plus efficient.

 

Petit à petit, l'oiseau fait son nid

Ses enseignements, ce consultant en marketing et designer de produits les éclaire par des phrases de PDG, de dirigeants d'entreprises et même d'entreprises elle-même. Ainsi « doing is better than perfect » est une des devises de Facebook. Cette phrase peut se traduire par « faire est mieux que parfait » mais aussi « faire est mieux que parfaire ». Pour Etienne Garbugli, le leitmotiv du réseau social le plus populaire du monde, signifie que « s'attendre à faire les choses parfaitement peut devenir très étouffant ». Mieux vaut alors faire et refaire encore (en s'améliorant entre les deux, on suppose) plutôt que d'espérer faire parfaitement du premier coup.

À 

Et pour réussir tout cela, il recommande avant tout de segmenter son travail, de le compartimenter, afin de gagner du temps. Mettre en place une routine de travail, et s'y tenir. Le corps s'adaptera. Mais surtout, arrêter d'essayer de tout faire en même temps. Le « multitasking » (le fait de faire plusieurs choses à la fois) tue la concentration et donc l'efficacité. La nature des tâches elle-même peut être différenciée. Mieux vaut séparer penser et faire, par exemple. « Afin de faire plus vite et de mieux penser. » D'ailleurs penser doit être fait dans un temps court. Il faut se fixer des « deadlines » car le travailleur est plus efficace quand il a une deadline. Surtout quand il s'agit de dossiers, de tâches stressantes : il faut prendre conscience que tout a une fin. Cela permet de mieux l'appréhender et d'être plus efficace avant qu'elle n'arrive.

 

C'est en forgeant qu'on devient forgeron

Avoir la sensation de perdre du temps, de ne pas être efficace, de procrastiner, peut être très déstabilisant. Il faut admettre que "cela arrive à tout le monde". Il y a des "périodes" où nous sommes plus efficaces que d'autres. Etienne Garbugli conseille de travailler intensément dans ces "périodes". Car "votre temps a de la valeur et vous devez vous comporter en conséquence", estime-t-il. Cela veut dire ne pas essayer de travailler quand on est inefficace, mais autour de ces moments et surtout se concentrer sur le présent et l'avenir, en oubliant hier. Ce qui a été fait, n'est plus à faire, n'est plus à revoir.

Le passé ne doit pas venir parasiter le travail actuel ainsi que certaines pensées ("des recherches Google à faire, des nouvelles idées, n'importe quoi..."). Pour éviter que celles-ci vous déconcentrent, il est conseillé de les noter. Afin de les sortir de votre esprit et d'avoir l'assurance de quand même pouvoir y revenir. De la même manière, mieux vaut ne pas trop faire confiance à sa mémoire et plutôt utiliser une application, ou simplement noter des rendez-vous, des tâches à faire, des remarques...

Enfin, il y a une chose à respecter et qui est très souvent délaissée parce qu'elle semble en totale contradiction avec l'idée d'efficacité : "s'accorder des pauses"  ! "De temps en temps", précise Etienne Garbugli, mais quand même en prendre. Cela permet de relâcher l'attention et donc de mieux se concentrer au retour de la pause. Voilà qui devrait justifier votre cinquième pause cigarette de la journée.


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