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10 astuces pour booster la productivité d’une équipe virtuelle

Publié par MaRichesse.Com sur 28 Mars 2016, 11:23am

Catégories : #ASTUCES, #ENTREPRISE, #INTERNET, #TRAVAIL

10 astuces pour booster la productivité d’une équipe virtuelle

D’ici 2017, les ventes e-commerce aux États-Unis devraient bondir et atteindre 434,2 milliards de dollars, alors qu’elles s’élevaient à seulement 225,5 milliards de dollars en 2012. Le secteur est donc en pleine expansion.

Les entrepreneurs souhaitant tirer leur épingle du jeu ne peuvent pas être sur tous les fronts. Mise à jour des descriptions de produits, exportation des données, gestion des inventaires ou encore administration des pages sur les réseaux sociaux : pour passer au niveau supérieur, il faut déléguer ces tâches.

Une équipe virtuelle peut vous décharger de certaines activités quotidiennes trop chronophages. N’allez pas pour autant imaginer que vos assistants virtuels (AV) n’auront pas besoin d’être formés et encadrés.

Voici 10 astuces et outils pour tirer le meilleur parti de votre équipe virtuelle.

1. Que devez-vous déléguer, et comment ?

Identifiez vos points forts et vos besoins. Quel que soit l’effectif de votre équipe e-commerce, il est essentiel de bien gérer son temps et de connaître les compétences de chacun. Déléguez ainsi les tâches selon vos besoins, tout en choisissant judicieusement la personne qui les accomplira le mieux.

2. Cultivez un esprit d’équipe et d’unité

Adopter un tel état d’esprit est chose facile lorsqu’on se retrouve tous les jours au bureau ; ça l’est beaucoup moins avec une équipe éparpillée dans un ou plusieurs pays. Si les décalages horaires doivent être pris en compte, il est également important d’offrir à vos employés un espace où ils pourront se réunir, comme s’ils discutaient à la machine à café. Pour ce faire, vous disposez de différentes solutions : créer une conversation de groupe sur Skype, un groupe privé sur Facebook ou encore votre propre réseau social interne grâce à des outils comme Podio.

Les plateformes telles que Skype, Google Hangouts ou encore GoToMeeting vous permettent d’organiser des réunions virtuelles. Compte tenu du décalage horaire, il est possible que tous vos employés ne puissent pas participer à ces événements en ligne. N’oubliez donc pas de les enregistrer : ils pourront ainsi être visionnés ultérieurement.

3. Créez des droits d’accès pour vos AV

Avec PrestaShop, il est facile de configurer des droits d’accès à votre boutique pour chacun des employés de votre équipe virtuelle. Vous possédez un catalogue de produits important et avez besoin de le mettre à jour ? En créant un compte pour chacun de vos employés, vous avez la possibilité de contrôler et de gérer le contenu auquel ils ont accès. Modulez ainsi leur charge de travail et leur niveau d’accès en fonction de l’évolution de leurs compétences.

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4. Protégez vos données Cloud

De nos jours, tout passe par le Cloud. Même PrestaShop. Le contrôle des niveaux d’accès est donc la première étape essentielle de la gestion de votre boutique en ligne. Mais qu’en est-il des autres logiciels Cloud auxquels vos AV ont accès à partir de leurs appareils mobiles ?

Microsoft SCCM vous permet de gérer les niveaux d’accès de votre équipe virtuelle sur toutes vos applications Cloud disponibles sur appareil mobile. Si vous n’avez pas l’habitude d’utiliser de tels systèmes pour votre boutique en ligne, sachez que destutoriels simples et pratiques sur Microsoft SCCM sont à votre disposition. Un seul outil vous permet ainsi de tout gérer : PC, Mac, serveurs ou encore appareils mobiles aux systèmes d’exploitation divers (Windows®, iOS®, Android™).

5. Mettez en place un processus d’intégration et de formation

Créez toute une série de vidéos de formation sur les différentes tâches possibles à effectuer. Préparez en avance certains documents pour accueillir vos nouvelles recrues : formulaires W-8BEN, contrats, accords de confidentialité, etc. Gérez numériquement la signature de cette documentation grâce à des plateformes comme DocuSign.

6. Coordonnez la gestion du temps et des salaires

Des solutions comme Tick vous permettent de gérer le budget et le planning de votre équipe. Et si vous souhaitez vérifier que tout le monde travaille sérieusement, utilisez un outil tel que Hubstaff. Il vous permet d’ajouter plusieurs employés et projets ainsi que de gérer les rémunérations à partir du système, facilitant les choses pour tout le monde.

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Capture d’écran — Tick

7. Récompensez vos employés

Vous n’avez sûrement pas les moyens d’offrir une gamme complète d’avantages sociaux comme Google ou Facebook, mais ne lésinez pas sur les récompenses, gage de reconnaissance du travail fourni par vos employés. En effet, une étude datant de 2012montre que 41 % des entreprises ayant mis en place un programme de reconnaissance Peer-to-peer obtiennent une meilleure satisfaction client : des employés heureux font des clients heureux. On observe également une baisse moyenne de 23,4 % du taux de roulement.

Ainsi, que vous décidiez d’offrir des primes, des cartes cadeaux, ou même des biens matériels tels que des tablettes, ordinateurs ou consoles de jeux, récompenser le travail de vos employés sera de toute évidence bénéfique à votre activité.

8. Sensibilisez votre équipe à la question de la fraude

Lorsque l’on gère une boutique, on est tôt ou tard, d’une manière ou d’une autre, confronté à des tentatives de fraude. Formez votre équipe et sensibilisez-la aux risques des transactions frauduleuses. Par ailleurs, sachez que pour les hackers, les petites entreprises sont les proies les plus faciles. Des employés alertes constitueront un premier rempart et vous aideront à éviter ce genre de problèmes, préservant ainsi votre temps.

9. Soyez disponible

Faites en sorte que votre équipe puisse vous joindre lorsqu’elle en a besoin. Une parfaite disponibilité est gage d’une bonne communication au sein de votre équipe. Soyez donc présent pour répondre aux questions de vos collaborateurs ou pour les aider de manière générale. Si votre équipe sait qu’elle peut compter sur vous, elle n’hésitera pas à vous avertir en cas de besoin et les problèmes seront plus faciles à gérer puisqu’ils seront traités à temps.

10. Pensez au renouvellement de votre personnel

Si vous avez déjà recruté l’équipe de vos rêves, c’est parfait. Pour autant, ne vous attendez pas à ce qu’elle perdure dans le temps. En effet, les employés de votre équipe virtuelle, qu’ils travaillent à temps partiel ou complet, sont susceptibles de tomber sur des offres d’emploi proposant des opportunités d’évolution plus intéressantes. Soyez donc prêt à gérer ce genre d’éventualité. Si vous trouvez que vos effectifs ne sont pas assez performants, donnez-leur l’opportunité de montrer tout ce dont ils sont capables avant de les remplacer.

Sachez également où trouver de nouvelles perles rares, que vous recrutiez des travailleurs indépendants ou fixes. Pour ce faire, LinkedIn est un excellent outil, mais vous avez également la possibilité de publier vos offres d’emploi sur Craiglist ou encore sur des sites spécialisés dans les annonces pour travailleurs indépendants, tels que Guru.

La gestion d’une équipe virtuelle est difficile, en particulier dans le secteur du e-commerce. Fort heureusement, même si votre budget est serré, il existe pléthores d’outils à prix abordables pour vous aider. 

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