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Conseils, science, sante et bien-être


4 astuces pour terminer vos réunions à l'heure

Publié par MaRichesse.Com sur 5 Mars 2015, 23:32pm

Catégories : #DEVELOPPEMENT, #ENTREPRISE, #TRAVAIL

4 astuces pour terminer vos réunions à l'heure

Bien des choses lors d’une journée de travail sont programmées pour une durée d’une heure. Mais bien souvent, on se rend compte qu’il ne faut pas autant de temps pour les terminer. Brad Feld, directeur de Foundry Group constate sur Quartz que la plupart du temps, les requêtes professionnelles demandent une heure pour leur réalisation. Bien des réunions ou tâches durent 60 minutes alors qu’en fait, 30 minutes et même 5 minutes parfois, seraient suffisantes.

 

Brad Feld livre 4 astuces pour planifier les réunions régulières de la semaine tout en restant sain d’esprit :

 

1. Des réunions de 30 minutes

Feld a tout essayé : des réunions de 60 minutes, de 15 minutes, de 5 minutes, de 45 minutes ou encore de 37 minutes. Mais la seule durée qui semble vraiment donner des résultats est 30 minutes. Si vous planifiez une réunion de 15 minutes, vous n’aurez pas assez de temps pour terminer toutes les choses de la journée et vous serez épuisé. Si vous planifiez des réunions de plus de 30 minutes, vous serez amené à vous tourner les pouces au bout d’un moment et à tout faire pour que la réunion se termine. 30 minutes semble être le laps de temps adéquat pour conclure toute réunion en ayant abordé tous les points requis.

 

2. Une promenade

Lorsqu’une conversation est plus longue que prévue et plus engagée, Feld continue la réunion en marchant avec son collègue ou client. Il possède 4 itinéraires planifiés à l’avance : un trajet de 15 minutes, un de 30 minutes, un autre de 45 minutes et enfin une marche de 60 minutes. Chacun de ces itinéraires sont identiques. Si Feld se rend compte qu’une réunion de 60 minutes durera seulement 30 minutes, il utilise l'itinéraire correspondant. 

 

3. Les appels téléphoniques

Feld planifie pratiquement tous ses appels téléphoniques, sauf ceux avec des personnes prioritaires. Ces personnes peuvent interrompre tout ce qu’il est en train de faire ou se prépare à faire, et éventuellement, elles peuvent même le faire sortir de son bureau. En temps normal, son téléphone ne sonne que très rarement et il ne passe presque jamais d’appels sortants…

 

4. Terminez tout le plus tôt possible

Brad Feld essaie de tout clôturer une fois que le travail est fini. Lorsque vous programmez vos réunions pour 30 minutes, vous n’avez pas le temps de flâner et de perdre du temps lors des présentations. Lorsqu’une personne commence à introduire un sujet, Feld l’interrompt et lui demande quelle est son intention réelle. Lors d’appels téléphoniques, il évite le bavardage et essaie d’aller directement au but. Et lorsque l’action est réalisée en 5 minutes, il peut finalement profiter de 25 minutes de temps libre. 

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